Un accueil 5 étoiles

Les réunions sont une corvée ? Les réunions auxquelles vous assistez ne vous prennent pas quelques minutes mais vous font perdre des heures ? Chez Radisson Blu, nous prenons le secteur des réunions tellement au sérieux que nous investissons dans la technologie nouvelle et innovante pour aider à améliorer davantage l'expérience des réunions.

Lisez la suite pour en savoir plus et découvrir si vous pouvez profiter des conseils pratiques de notre expert, Elke Peters, responsable des réunions et événements à l'hôtel Radisson Blu, Cologne…

Selon vous, quels sont les éléments les plus importants qu'il faut garder à l'esprit lorsque l'on planifie une réunion ?

Concernant la planification, pour moi, il est essentiel de définir des horaires clairs et structurés et un programme complet, qui peut être fourni à l'avance si nécessaire. De cette manière, tout le monde peut arriver à la réunion avec une compréhension claire de son rôle et de ce que l'on attend de lui ce jour-là.

En ce qui concerne la réunion elle-même, je conseillerais de toujours choisir une salle éclairée avec de la lumière naturelle lorsque cela est possible, car cela aide les participants à rester concentrés tout au long de la réunion. Je recommanderais aussi de programmer des pauses régulières avec des rafraîchissements légers (rien de trop lourd) et la possibilité de sortir prendre l'air. Les pauses sont importantes pour aider les participants à rester attentifs tout au long de la réunion et leur donne la possibilité de consulter leurs e-mails et leurs réseaux, par exemple.

Avez-vous quelques « règles » à respecter pour organiser une réunion réussie ?

Il doit toujours y avoir une certaine flexibilité avec les réunions, il n'y a vraiment pas de formule toute faite. Cependant il existe quelques conseils, même si je conseillerais aux organisateurs de commencer en réfléchissant dès le départ à ce qui peut faire la différence pour tirer le maximum des participants, du lieu et du temps.

  1. Servez uniquement des encas légers pendant les pauses et au déjeuner, vous ne voudriez pas avoir en face de vous des participants qui font la sieste après avoir apprécié un repas délicieux mais trop copieux !
  2. Assurez-vous qu'un réseau Wi-Fi est disponible pour permettre aux participants de consulter leurs e-mails, etc. pendant les pauses - cela les aidera à rester concentrés le reste du temps
  3. N'essayez pas d'entasser un grand nombre de personnes dans un petit espace, assurez-vous que la pièce soit suffisamment grande et, lorsque cela est possible, baignée de lumière naturelle
  4. Ajustez la disposition de la pièce en fonction du nombre de participants. Par exemple, une disposition en « U » fonctionnera pour un maximum de 30 personnes, mais s'il y a plus de participants, la configuration « cabaret » est beaucoup plus appropriée
  5. Ne lésinez pas en ce qui concerne l'installation et l'équipement audio et vidéo - cela peut aider à faire toute la différence dans votre présentation.

Quel est le secret pour garder le même niveau d'énergie tout au long d'une réunion ?

Il est vraiment important d'essayer de donner à tous les participants un rôle actif et de ne pas les obliger à rester assis et à écouter pendant de longues périodes. Boire et manger peu mais souvent est également essentiel pour prévenir les baisses d'énergie. Pour cela, nous avons développé le concept de Brain Food à l'intention des participants aux réunions et conférences. Il s'agit d'un principe consistant à servir du poisson, des aliments à base de céréales complètes, des fruits et des légumes avec une transformation minimale et un large choix de produits sains aux saveurs délicieuses.

Concernant la disposition des sièges, Quelle est votre approche préférée ?

Pour moi, la configuration « cabaret » est une disposition des sièges flexible qui peut s'adapter à un nombre varié de participants et d'exigences de réunion. Elle permet également de gagner du temps si vous avez besoin de diviser les participants en petits groupes ou avez prévu d'intégrer des ateliers à la réunion.

Vous avez peut-être vécu des moments extrêmement stressants en tant que responsable des réunions et événements, quel moment particulièrement angoissant vous vient à l'esprit ?

Chaque journée de travail dans un hôtel est passionnante et nous apprenons beaucoup des moments éprouvants ! Un jour, une grande réunion était organisée avec plus de 60 participants et le client prévoyait de commencer par un déjeuner. Il avait évidemment oublié de nous le préciser et l'a réalisé seulement 45 minutes avant le début de la réunion. Mais tout n'était pas perdu, nous avons travaillé ensemble, en équipe, et avons fait tout ce que nous pouvions pour préparer un déjeuner pour 60 personnes. Ce fut une véritable réussite et nous en sommes fiers.

Dites-nous en plus sur la technologie qui est aujourd'hui disponible dans la formule Réunions.

Nous sommes ravis de pouvoir maintenant offrir Digicharts, qui saisit instantanément les notes des réunions, supprimant la corvée de les écrire, ainsi que Multipad - une méga tablette idéale pour les présentations et les vidéoconférences, comme alternative aux tableaux blancs et bien plus. C'est le clou du spectacle !

 RadBluCologneChart

Quels sont les principaux avantages de cette nouvelle technologie ?

Le principal avantage d'utiliser cette nouvelle technologie est le temps qu'elle permet d'économiser - qu'il s'agisse du temps que vous auriez passé à écrire des notes ou de la possibilité d'inviter un plus grand nombre de participants à la réunion virtuellement en utilisant la fonctionnalité de vidéoconférence. C'est également une excellente façon d'encourager une plus grande interactivité car les séquences des réunions peuvent être visionnées beaucoup plus efficacement et partagées instantanément.

Est-elle facile à utiliser ?

Comme pour de nombreuses technologies, la convivialité est au cœur de notre offre, notre but étant, bien sûr, de faciliter la vie des gens. Cependant, nous sommes toujours présents pour répondre aux questions, aider et conseiller.

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