Comment atteindre votre public en organisant des réunions facilitées

Radisson Blu Hotel Frankfurt meeting room

L’objectif d’une réunion est de produire un impact sur les participants en leur apportant un éclairage, en les sensibilisant, en les faisant changer d'avis ou de perception sur un sujet. Dans cet article, Bo Krüger, auteur, intervenant et facilitateur professionnel de réunions, vous explique quels sont les avantages d’une réunion facilitée, et vous fournit de précieux conseils pour capter l’attention de votre public.

Faciliter et mettre en scène pour instaurer la confiance

Le rôle du facilitateur est de faire en sorte que chaque intervention serve les objectifs de votre réunion ou de votre événement. La mise en scène consiste à planter un décor, à agencer la salle et à créer une ambiance favorable à votre réunion. Voici sept astuces qui vous permettront d’organiser des réunions fructueuses :

1. Séparez votre public en petits groupes 

Les séances plénières rassemblant un grand nombre de personnes favorisent rarement l’intimité. Faites plutôt travailler vos participants en binômes ou en petits groupes. Les groupes de six ou moins génèrent une plus grande intimité et donc une meilleure dynamique.

Participants in a facilitated meeting Radisson Blu

2. Sollicitez régulièrement les participants

Évitez au maximum la communication unilatérale. Plus vous ferez appel à la participation du public, plus vous établirez un lien de confiance. Proposez un brainstorming, diverses activités en groupe, etc. Sollicitez toujours vos participants d’une manière pertinente. Les tâches et activités proposées doivent réellement servir l’objectif de votre réunion.

Exploitez le lieu au maximum pour la mise en scène de votre réunion. Au Radisson Blu Hotel, Berlin, le hall et les salles de conférence du 8e étage, par exemple, sont des espaces parfaitement adaptés.

Radisson Blu Hotel Berlin Conference Dom Lounge

3. Soyez créatifs dans votre organisation

Reproduire sans cesse le même type de réunion peut s’avérer ennuyeux et contre-productif. Changez de procédés, insufflez de l’énergie et proposez à vos participants des formes d’échange innovantes. Pourquoi ne pas organiser un Walk and Talk (réunion en marchant) ?

À Oslo, par exemple, où les hôtels sont proches les uns des autres, vous pouvez organiser une partie de votre réunion au Radisson Blu Scandinavia Hotel et l’autre au Radisson Blu Plaza Hotel.

Radisson Blu Scandinavia Oslo exterior streetview corner

4. Créez une ambiance informelle

Agencez votre salle de réunion de manière à favoriser le travail en petits groupes. Cela facilitera les relations et la confiance entre les participants. Organisez l’espace de sorte qu’il dégage une ambiance intimiste, chaleureuse et décontractée, en y intégrant des éléments qui donnent le ton comme des bougies, des coussins ou encore de la musique.

5. Invitez vos participants à se mélanger

En général, ils ont tendance à se rapprocher des personnes qu’ils connaissent déjà. Proposez-leur de changer de place afin qu’ils puissent interagir avec des participants qu’ils ne connaissent pas encore. Cela favorisera la créativité, le partage de connaissances et le réseautage.

6. Réunissez-vous en extérieur 

Demandez à vos participants de se vêtir de manière confortable afin de pouvoir vous rassembler dans la nature. En faisant tomber la veste et en se retrouvant dans un contexte inhabituel, ils tisseront des liens plus étroits.

Les centres-villes peuvent également offrir une superbe toile de fond à vos réunions. Notre Radisson Blu Hotel, Dubai Waterfront, par exemple, offre une vue à couper le souffle sur les gratte-ciels alentours.

FireLake Grill House Cocktail Bar Radisson Blu Dubai Waterfront hotel

7. Prévoyez suffisamment de pauses

Celles-ci permettent à vos participants de discuter entre eux des différents sujets abordés. Dans l’idéal, organisez ces pauses dans un espace offrant de beaux points de vue et faites-en de vrais moments de réjouissance en servant de savoureux en-cas.

Au Radisson Blu Hotel, Frankfurt, le bassin qui borde la terrasse offre à vos participants un cadre idéal pour échanger et se ressourcer.

Radisson Blu Hotel Frankfurt pond exterior night lights

Nous espérons que vous userez de nos conseils et intégrerez ces outils à l’organisation de votre prochaine réunion ou de votre prochain événement. Si vous misez sur la facilitation et sur la mise en scène pour marquer les esprits et réussir votre événement, Radisson Blu vous offre le cadre idéal pour concevoir votre projet, quelle qu'en soit la nature.

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