La meilleure manière de commencer une réunion

Un bon début, c'est la moitié de la réussite ! Cela est particulièrement vrai pour les réunions. Le début d'une réunion peut être conçu de manière à ce que l'objectif, le format et le contenu soient tous articulés et placés en contexte.

Quel que soit le type de réunion que vous organisiez, impliquer les participants est toujours de rigueur, et surtout, un bon moyen de commencer une réunion. Impliquer les participants les aidera à s'échauffer, à créer le bon climat et à éclaircir la manière dont vous souhaitez que se déroule l'intégralité de la réunion.

Voici trois types de réunions, et trois options pour commencer votre réunion :

1 – LA RÉUNION DE STRATÉGIE ET DE PLANNING

La réunion de stratégie et de planning implique généralement plus de décisions importantes que d'autres. Des idées grandioses seront au programme, mais elles doivent être traitées de manière efficace et ciblée. Vous devez parvenir à des décisions, fixer des priorités et régler les différends.

Commencez la réunion avec la méthode « Success Spotting »

La méthode « Success Spotting » (repérer les réussites) consiste à reconnaître ce qui fonctionne, ce pour quoi nous sommes doués maintenant, et ce qui nous donne l'énergie d'effectuer nos tâches quotidiennes. Sur cette base, nous devons créer un concept de l'avenir : une sorte de boussole pour guider nos actions dans la bonne direction.

Durée : minimum 2 x 7 min + 10 min pour résumer

Nombre de participants : 4 personnes ou plus

Comment procéder :

La méthode est basée sur le concept, l'idée et l'exécution. Utilisez cette méthode pour repérer les meilleures expériences de l'organisation et les résultats obtenus jusqu'à aujourd'hui :

Le concept : Commencez par fixer une vision pour l'avenir sur la base des réussites passées.

L'idée : Clarifiez la vision (et ce qui est réaliste) en réfléchissant à la manière de la mettre en œuvre. Qu'est-ce qui pourrait vous aider à progresser vers cette vision ? Quels peuvent être les obstacles ? Comment surmonterez-vous ces obstacles ?

Exécution : réaliser les choses

La méthode « Success Spotting » peut être utilisée pour différents objectifs, comme l'amélioration du service client, un travail sur le développement professionnel des individus, ou encore la création de meilleures relations ou de plus de coopération au sein d'un service. Elle convient particulièrement bien aux cadres, mais peut aussi être utilisée pour les employés dans différents contextes.

Par exemple : une société a décidé de se concentrer sur la coopération interne. Il semble que cette coopération pourrait être meilleure. Les participants se rappellent une époque où tout le monde était un peu plus heureux d'aller au travail, et où les gens parlaient plus entre eux. À présent, ils semblent se retrouver dans un cercle vicieux, où chacun se concentre sur ce qui n'est pas fait, ou les erreurs qui ont été commises.

2 – LA RÉUNION DE BRAINSTORMING ET D'INNOVATION

La réunion de brainstorming et d'innovation est un type de réunion à part. Elle vise à trouver des idées, de nouvelles activités et des solutions dans des domaines tels que le développement de produit ou de concept, ou les campagnes marketing. Vous devez réfléchir de manière innovante et oser tenter de nouvelles approches.

Commencez la réunion par la méthode « Outside the box »

L'objectif de la méthode « Outside the box » (hors de la boîte) est d'établir des liens entre les participants et de stimuler la réflexion créative. C'est un exercice particulièrement instructif, qui montre en effet à quel point il est difficile de trouver des idées nouvelles.

Durée : Environ 5 - 10 minutes

Nombre de participants : 2 – 100 personnes (plus efficace en groupes)

Comment procéder :

Formez des duos

Regardez avec attention votre partenaire, et notez comment il/elle est habillé(e), sa coiffure, etc.

Demandez aux duos de se tenir dos à dos

À présent, les deux partenaires, doivent changer cinq choses dans leur apparence (c'est généralement assez facile)

Ils se retournent et disent quels sont les changements

Ensuite, ils doivent se remettre dos à dos, et changer encore dix choses (ce qui se fait généralement en prenant des objets à d'autres duos, ou à l'extérieur de la pièce, ce qui est permis).

Conseil :

Vous pouvez varier le nombre de choses à modifier, mais la clé est que cela soit assez difficile. Ainsi, les représentants sont obligés d'aller au-delà des limites de leur mode habituel de réflexion. Si quelqu'un a du mal à trouver en quoi l'apparence de son partenaire a changé, le partenaire peut lui expliquer. Cet exercice n'est pas un simple jeu de devinettes, mais plutôt une manière d'obliger les participants à trouver de nouvelles idées.  Vous pouvez également demander aux participants de changer l'apparence de leur partenaire, mais cela peut être difficile, et un peu trop personnel pour certaines personnes.

Le Radisson Blu Scandinavia Hotel à Copenhague offre un vaste espace pour réunir les participants de différentes manières, et se prête parfaitement aux exercices en mouvement.

3 – LA RÉUNION DE NETWORKING ET DE COHÉSION D'ÉQUIPE

Le networking et la cohésion d'équipe consistent à créer des relations et un esprit de solidarité. L'implication la plus importante possible est le point crucial. Une attitude positive et le désir de parler avec des personnes à tous les postes sont également des points centraux.

Commencez la réunion avec la méthode « Sudden Survey »

L'objectif de la méthode « Sudden Survey » (enquête surprise) est de faire communiquer les participants entre eux et de créer un mouvement et une énergie. C'est aussi d'établir des accords, de partager des expériences et des avis concernant le programme de la réunion.

Cette méthode fera travailler les participants ensemble dès le tout début de la réunion. Ils devront collaborer pour effectuer des recherches sur différents sujets/thèmes. Cela peut aider les participants et l'animateur à comprendre rapidement comment les autres réfléchissent, et surtout, cela permet de mettre directement sur la table des sujets importants.

Cette méthode a été élaborée par Thiagi, et est expliquée ci-dessous.

Durée : 30-50 minutes

Nombre de participants : 8 – 200 personnes (plus efficace en groupes)

Matériaux : Tableaux à feuilles et stylos, horloges et montres, plan pour la formation des groupes si nécessaire

Comment procéder :

Formulez quatre questions ou sujets pertinents par rapport au programme de la réunion et pour les représentants (par exemple attentes, expériences, changements)

Demandez aux participants de se répartir en quatre groupes (s'il y a beaucoup de participants, il faudra plus de groupes, et plusieurs pourront travailler sur la même question/le même sujet)

Chaque groupe reçoit un sujet/une question

Demandez aux participants de recueillir les réponses aux questions/sujets attribués aux autres groupes et à leur propre groupe

Expliquez le programme suivant et écrivez-le au tableau : (le nombre de minutes peut être modifié)

3 min pour trouver un plan et décider comment les réponses devront être recueillies

5 min pour recueillir les réponses d'autant de participants que possible

3 min pour analyser les réponses

Demandez aux groupes de faire leur plan, en les avertissant une minute avant la fin de cette période

Puis expliquez qu'ils ont 5 minutes pour recueillir les réponses à leur question. Prévenez-les une minute avant la fin de cette période

Demandez à chacun de revenir dans son groupe pour partager les réponses recueillies

Donnez à chaque groupe un tableau et demandez-leur de résumer les résultats généraux. Prévenez-les une minute avant la fin de cette période

Choisissez un groupe au hasard, et demandez-lui de présenter son « analyse ». Chaque groupe aura une minute pour présenter la sienne

Débriefing - discutez des résultats avec les participants

Cet article a été écrit en collaboration avec Ann Hansen, conceptrice, animatrice et consultante en réunions chez concept+competence.

Dites-nous ce que vous pensez